先日のブログで、都市公園を団体スポーツ利用するための手続きを簡略化し、利用者の負担を減らす取り組みを進めると申し上げました。
今回は、令和元年度に公民館でも登録サークル活動に支障をきたすような状況があり、改善するに至った経緯がありましたのでお話したいと思います。
ご参照／
都市公園での団体スポーツ利用の手続きについて（2021年03月04日）

登録サークルの利用手続き簡素化
八千代市の公民館は、現在５人以上の市内団体であれば、学習や集会の場として無料で施設を借りられることになっています。その際、公民館の予約や抽選申し込みなどの手続きは、パソコンや携帯電話などから「八千代市施設予約システム」にアクセスして行われています。
実際に利用する際には、予約した公民館に「施設利用申請書」を提出するという流れになっています。

ただし、一年間継続して活動し、且つ活動状況に問題がないことを認められた「登録サークル」については、一年分の予約を行い、その先行予約の決定のみで利用することが可能でした。
しかし、平成31年4月1日から『公民館管理規則に則り、利用日ごとに「施設利用申請書」を提出することに改める』と公民館側から利用者へ通知がなされたのです。
言い換えれば、予約した日程はあくまで「仮予約」扱いとされ、毎回公民館へ出向いて確定の許可申請手続きを行わなければならないという手間が発生したということになります。

これに対し、市内の各公民館サークル連絡会から
①今まで何のトラブルもなかった公民館設立以来の利用慣習をないがしろにしている
②年間24回の新たな「施設利用申請書」を書かねばならないのは事務の手間、紙のムダにつながる
といった不満の声が上がりました。

登録サークルとして認められるには、一年間を通して活動の状況を確認され、
講師への謝礼金が適切かどうか？
メンバーは八千代市民が適正な割合で所属しているか？
正しく活動がなされているか？
営利目的な活動がなされていないか？
といったチェックをクリアしなければなりませんし、継続申請で年１回きちんと確認もなされるので、単発利用者とは切り分けて利用者の負担軽減を図る必要があると判断しました。

そこで、「公民館管理規則」の内容を変更することを促し、公民館へ改善を求めました。
規約変更に１年かかってしまいましたので、その間サークル利用者の皆さんにはご負担をお掛けしてしまいましたが、令和２年度からは毎回申請書を提出する必要がなくなりました。
利用者の皆さんからも安堵の声が聞かれましたので、ホッとしております。

施設利用料の有料化ストップ
公民館をどなたでもご利用いただける市民サービスの一環とするために、市長判断で「施設利用料の有料化」の方針を取り下げました。
実は、公民館を含む公共施設使用料の有料化については、「八千代市第２次行財政改革大綱 後期基本計画」（平成28年度～令和2年度）の中で検討が進められておりました。
これは健全な財政運営のために※受益者負担の適正化を図ることが目的です。

※受益者負担
実際にサービスを利用する方には使用料などを徴収し、運営にかかるコストの財源として充てるという考えです。

しかし、各公民館が置かれた状況（老朽化の進度、規模、施設備品など）はさまざまであり、真に適正な「受益者負担」を設定することは難しい状況です。
そもそも、公民館ではあくまで自由な市民活動をサポートする場であり、収益につながるイベントは文化センター等の有料施設を利用することになっていますので、施設の設置目的や役割を鑑み「受益者負担の考え方」自体が適切ではないのではないか？という懸念もあります（無料で誰でも利用できる図書館や博物館などと同じ立ち位置という考えです）。
そもそも、有料化することによって、逆に利用者が減ることによるデメリットが大きいという見解もありました。

この件については行政としてはほぼ有料化が既定路線になっていましたが、公民館運営審議会や八千代市公民館サークル連絡会、また行財政改革に関わってくださる市民委員の皆さんの声などを踏まえ、最終的には「有料化は見送り、施設使用料の無料化を継続する」という市長判断とさせていただきました。
近隣市では施設使用料がかかるケースがほとんどですが、私が市長である間はこの方針は維持しますので、有料化はいたしません。

新型コロナウイルスの感染拡大により、なかなか公民館を活用いただける機会が少なくなってしまっておりますが、皆さんの心身の健康増進のため、ぜひ引き続きお気軽に公民館を利用していただければと思います。

参考／
八千代市の公民館
http://www.city.yachiyo.chiba.jp/town/category00000142.html